仕事での「話す力」と「書く力」を鍛える方法

ビジネスの現場では、「話す力」と「書く力」の両方が求められます。どちらか一方が優れていても、もう一方が不足していると、円滑なコミュニケーションが難しくなり、仕事の成果にも影響を及ぼします。

プレゼンや会議での発言が分かりにくいと、せっかくのアイデアが伝わらずに評価されません。一方、報告書やメールが要点を押さえていないと、相手に誤解を与えたり、余計なやり取りが増えてしまいます。

そこで本記事では、「話す力」と「書く力」を向上させる実践的な方法を紹介します。論理的に話すスキルを磨くための具体的な練習方法や、簡潔で分かりやすい文章を書くコツを学び、仕事でのパフォーマンスを向上させましょう。

仕事における「話す力」と「書く力」の重要性

「話す力」と「書く力」は、どちらもビジネスの基本スキルです。社内の報告や会議、プレゼンテーション、取引先との交渉、メールのやり取りなど、日常業務のあらゆる場面で求められます。

話す力の重要性

仕事における話す力は、単に言葉を発する能力ではなく、相手に分かりやすく伝える力を指します。

会議やプレゼンでの説得力が増す

明確な話し方ができれば、相手を納得させやすくなります。上司や取引先に対して、要点を押さえた説明ができることは重要です。

業務の効率化につながる

指示や意見交換がスムーズに行えれば、誤解を防ぎ、無駄なやり取りを減らせます。

人間関係が円滑になる

クリアなコミュニケーションができる人は、信頼を得やすく、チームワークの向上にもつながります。

書く力の重要性

一方、書く力も同じくらい重要です。分かりやすい文章を書けると、**業務が円滑に進み、誤解やトラブルを防ぐことができます。

簡潔なメールや報告書で、伝達ミスを防ぐ

文章が長く、冗長な表現が多いと、相手に正しく伝わらないことがあります。結論を先に書き、明確に伝える力が求められます。

資料作成や企画書の説得力が増す

説得力のある文章を書けると、提案や企画が通りやすくなります。論理的な構成を意識することが重要です。

仕事のスピードが向上する

端的で要点を押さえた文章を書けると、読み手も素早く理解でき、業務の効率化につながります。

このように、「話す力」と「書く力」は、業務の成功に不可欠なスキルです。それでは、それぞれのスキルを向上させる具体的な方法について見ていきましょう。

「話す力」を鍛える実践的な方法

仕事での話し方を向上させるためには、いくつかの具体的なトレーニング方法があります。

PREP法を活用する

PREP法（Point, Reason, Example, Point）とは、結論を先に述べ、その理由と具体例を説明したうえで再度結論を述べる話し方のフレームワークです。

PREP法の構成

項目	説明
Point（結論）	最初に結論を述べる
Reason（理由）	なぜそうなのか、理由を説明する
Example（具体例）	具体的な事例を挙げる
Point（結論）	再度結論を述べ、話をまとめる

PREP法の活用例

上司に「今月の売上が伸びた理由」を説明する場合、以下のように話すと分かりやすくなります。

このように、PREP法を意識すると、端的で分かりやすい話し方ができるようになります。

フィードバックを受ける習慣をつける

自分の話し方が適切かどうかを知るには、他人からのフィードバックが不可欠です。

同僚や上司にアドバイスを求める

「話し方が分かりやすかったか」「改善点はあるか」など、積極的に意見を聞くと良いでしょう。

録音して自己分析する

会議での発言やプレゼンを録音し、自分の話し方を振り返ることで、どこを改善すべきかが明確になります。

会話の機会を増やす

話す力は、実践を重ねることで向上します。

プレゼンや会議で積極的に発言する

「発言する機会がない」と感じる場合は、意識的に質問をしたり、意見を述べたりして、少しずつ慣れていきましょう。

1対1のコミュニケーションでも意識的に話す機会を作る

同僚との雑談でも、相手が理解しやすい話し方を心がけると効果的です。

ボディランゲージと声のトーンを意識する

話の内容だけでなく、視覚的・聴覚的な要素も重要です。

相手の目を見て話す

アイコンタクトを取ることで、相手に自信を持って伝えることができます。

適度なジェスチャーを取り入れる

手振りを交えることで、話に抑揚がつき、聞き手の理解が深まります。

声のトーンを意識する

抑揚のない話し方は単調に聞こえてしまうため、適度な強弱をつけることで、説得力が増します。

「書く力」を鍛える実践的な方法

仕事で求められる「書く力」は、単に文章を作成するスキルではありません。要点を整理し、簡潔かつ明確に伝える力が求められます。以下の方法を実践することで、伝わりやすい文章を書く力を身につけましょう。

結論を先に書く習慣をつける

ビジネス文書やメールでは、「結論ファースト」の原則が重要です。受け手は限られた時間の中で内容を理解する必要があるため、まず最も伝えたいポイントを明確にしましょう。

結論を先に書くメリット

メリット	説明
伝わりやすさ	読み手が最初に要点を理解できる
時間短縮	相手が必要な情報をすぐに得られる
誤解防止	不要な解釈のズレを防げる

実践例

【NG例】
「昨日の会議では、マーケティング戦略について多くの意見が交わされました。その中で、新規顧客獲得施策に関する議論が活発でした。最終的に、SNS広告の活用を強化する方針となりました。」

【OK例】
「昨日の会議では、SNS広告の活用を強化する方針が決定しました。その理由は、新規顧客獲得施策に関する議論の結果、SNS広告の効果が高いと判断されたためです。」

このように、「何を伝えたいのか」を最初に書くことで、相手にスムーズに理解してもらえます。

簡潔な文章を書く練習をする

冗長な表現や無駄な言葉を減らし、端的に伝えることが重要です。

簡潔な文章にするポイント

1文を短くする（50文字程度が理想）

長い文章は理解しづらいため、短く区切ることを意識しましょう。

不要な言葉を削る

例：「〜ということができます」→「〜できます」

受動態を避け、能動態を使う

例：「この提案は承認されました」→「この提案を承認しました」

具体的な表現を使う

例：「多くの人が参加した」→「50人が参加した」

他人の良い文章を読む

文章力を向上させるには、優れたビジネス文書や書籍を読むことも効果的です。

社内の上司や先輩のメール・報告書を参考にする

伝わりやすい文章を書いている人のスタイルを学び、自分の文章に取り入れましょう。

ビジネス書やライティング関連の書籍を読む

文章の構成や言葉選びのコツを体系的に学ぶことができます。

ニュース記事や業界レポートを読む

客観的かつ論理的な文章の書き方を学ぶのに役立ちます。

書いた文章を見直し、改善する

文章は書きっぱなしにせず、**必ず見直しを行いましょう。

見直しのポイント

文の構成が分かりやすいか

結論が最初に述べられているか、論理の流れがスムーズかを確認します。

冗長な表現がないか

簡潔に書ける部分がないか見直します。

誤字脱字のチェック

誤った表現や脱字がないかを細かく確認します。

他人にチェックしてもらうことで、客観的な視点での改善点を把握することも有効です。

「話す力」と「書く力」を連携させる

話す力と書く力は、相互に影響を与え合うスキルです。片方だけを鍛えるのではなく、両方をバランスよく向上させることが重要です。

文章化することで、話す際の論理構成を整理する

文章にまとめることで、話す内容の整理がしやすくなります。

話す前に要点をメモする

プレゼンや会議で発言する際、「結論」「理由」「具体例」を簡単にまとめておくと、スムーズに話せます。

事前にスクリプトを作成する

重要な会話（顧客対応や交渉など）では、事前にスクリプトを作成すると、自信を持って話せます。

話した内容を文章に落とし込む練習をする

普段の会話を意識的に文章化することで、書く力を高めることができます。

会議の内容を簡潔にまとめる

会議後に議事録を作成することで、要点を的確に書く練習になります。

プレゼンのスピーチ原稿を作る

発表前にスピーチを文章にすることで、論理的な流れを整理できます。

このように、**「話す」と「書く」を相互に活用することで、より洗練されたコミュニケーションスキルを身につけることができます。

「話す力」と「書く力」を鍛えて、ビジネスコミュニケーションを向上

「話す力」と「書く力」は、ビジネスにおいて不可欠なスキルです。どちらか一方に偏らず、バランスよく鍛えることが重要です。

これらのポイントを意識しながら、日々の業務でトレーニングを積み、効果的なコミュニケーションスキルを身につけていきましょう。